Založení iDovolenky během několika minut

Všechna níže uvedená nastavení provádí administrátor, který založil účet iDovolenky pro vaši společnost. Rolí administrátora pověřte nejlépe HR manažera, Office manažera, nebo třeba asistentku. Administrátor má přístup ke kompletní agendě dovolených ve vaší firmě.

1. Nastavení firmy

V záložce NASTAVENÍ FIRMY postupně projděte a nastavte:

  • Globální nastavení – počty dní dovolené, které vaše firma poskytuje, atd.
  • Detaily firmy – kontaktní a fakturační údaje vaší firmy
  • Změňte si vaše heslo pro administrátora

Platbu můžete provést až na konci měsíčního testování. Úhradu je možné provést platební kartou přes platební bránu PayPal, nebo nás kontaktujte a my Vám zašleme fakturu pro platbu převodem.

2. Založení lidí – zaměstnanců a jejich manažerů

V záložce ODDĚLENÍ A ZAMĚSTNANCI:

  • Vepište postupně všechny zaměstnance a jejich emaily do okénka v pravé části obrazovky. Takto vložení zaměstnanci se zobrazují na kartě “Nezařazení”, protože zatím nejsou zařazení do žádného oddělení.
  • Pokud víte, že některému kolegovi nikdo neschvaluje dovolenou, nýbrž že ji má schválenou automaticky z titule své funkce, klikněte na ikonku tužky v seznamu zaměstnanců a zaškrtněte pole “Automaticky schváleno”. V tomto vyskakovacím okně můžete také přidat akademický titul a rodné číslo zaměstnance. Není to však povinné.
  • V obrazovce editace zaměstnance (ikona tužka) můžete také individuálně nastavit, kolik dní dovolené konkrétnímu zaměstnanci zbývá do konce roku. To je užitečné především když nastupuje nový zaměstnanec v průběhu roku.

3. Založení a naplnění oddělení

V záložce ODDĚLENÍ A ZAMĚSTNANCI:

  • V levé části obrazovky klikněte na tlačítko VYTVOŘIT NOVÉ ODDĚLENÍ. Ideálně postupujte od horních pater vaší organizační struktury. Zadejte jméno oddělení a ze seznamu vyberte vedoucího. Ten bude schvalovat dovolenou podřízeným zaměstnancům tohoto oddělení. Můžete vybrat také nadřazené oddělení, pokud máte ve firmě větvenou organizační strukturu.
  • Po vytvoření všech oddělení zaměstnance myší přetahujte do vytvořených oddělení. Nebo můžete kliknout na nastavení jednotlivého zaměstnance (ikonka tužka) a vybrat jeho oddělení ze seznamu.

Tipy:
Pokud má některé oddělení jiné vstupní parametry (počet dní dovolené, kdy nelze čerpat dovolenou,…) než zbytek firmy, můžete tyto parametry nastavit pro dané oddělení kliknutím na zubaté kolečko na kartě oddělení.

Vedoucí oddělení budou mít dovolenou nejčastěji schválenou automaticky. Pokud ne, dovolenou jim schvaluje vedoucí oddělení, které je mu nadřízeno (nejbližší nadřízené oddělení).

Vašeho nejvyššího ředitele můžete založit jako samostatné oddělení, pokud má schvalovat dovolenou nadřízeným ostatních oddělení. V takovém případě nastavte oddělení, které vede ředitel firmy, jako nadřízené oddělení ostatních oddělení.

Potřebujete poradit nebo pomoci?
Kontaktujte nás pomocí chatu v pravém dolním rohu této obrazovky, pokud jsme online.
Pište na podpora@idovolenka.cz nebo volejte +420 608 661 387.